VR Groups uppförandekod för leverantörer
1. Allmänt
Inledning
VR Group (nedan "VR") är ett mångsidigt, miljövänligt och ansvarsfullt serviceföretag inom resande och logistik, vars verksamhet styrs av dess värderingar – Vi bryr oss, Vi arbetar tillsammans och Vi bidrar till utveckling. Denna uppförandekod för leverantörer bygger på samma värderingar.
I all sin verksamhet strävar VR efter att ta hänsyn till miljön och verka på en hög etisk nivå och kräver att dess avtals- och samarbetspartner följer samma principer.
Dessa föreskrifter gäller för alla VR:s avtals- och samarbetspartner, underentreprenörer och representanter (nedan ”leverantörer”). Föreskrifterna kompletterar de inköpsvillkor som gäller för varje leveranskontrakt och utgör en oskiljaktig del av anbudsförfrågan och kontraktet.
Efterlevnad av lagen
Leverantören ska i sin verksamhet följa alla gällande lagar och förordningar från myndigheterna, inklusive författningar som gäller internationella sanktioner. Dessa föreskrifter ersätter eller upphäver inte gällande lagar och förordningar, men de definierar den miniminivå som ska iakttas i verksamheten.
Tillämpning av uppförandekoden på verksamheten
Leverantören, dess koncernbolag och underleverantörer förbinder sig till att i all sin verksamhet följa dessa föreskrifter. Leverantören övervakar aktivt sina egna underleverantörer för att säkerställa efterlevnad i hela leveranskedjan.
Uppföljning av uppförandekodens efterlevnad
Leverantören åtar sig att på begäran svara på VR Groups självutvärderingsformulär för leverantörer som upprättats för att säkerställa ansvar och att tillhandahålla mer information om efterlevnaden av denna uppförandekod. Leverantören samtycker till att VR har rätt att få nödvändiga inspektioner utförda på leverantörens och dess koncernföretags driftsställen för att säkerställa efterlevnad av föreskrifterna.
En leverantör som bryter mot eller underlåter att uppfylla sina skyldigheter enligt dessa föreskrifter är skyldig att omedelbart rätta till sina förfaranden, ingripa i förfarandena för sitt koncernbolag, underleverantör eller samarbetspartner, samt meddela VR om eventuella brister och uppvisa en tillhörande åtgärdsplan. Om korrigerande åtgärder inte vidtas inom överenskommen eller inom en rimlig tid, har VR rätt att säga upp avtalet vid den tidpunkt som VR uppger.
2. Etisk verksamhet
VR kräver att dess leverantörer agerar i enlighet med etisk praxis och att de respekterar och följer alla relevanta internationellt erkända direktiv och normer.
Undvikande av intressekonflikter
Leverantören bör undvika situationer där det förekommer, kan förekomma, eller kan förefalla förekomma intressekonflikter med VR. Leverantören ska omedelbart meddela VR om eventuella intressekonflikter.
Bekämpning av korruption och mutor
VR accepterar inte någon form av mutor eller korruption. Leverantören förbinder sig till att inte använda mutor eller annan brottslig eller oetisk verksamhet för att främja sin verksamhet med VR eller någon annan aktör. Leverantören förbinder sig även till att inte göra sig skyldig till penningtvätt eller liknande brottslig verksamhet. Leverantören har skriftliga handlingsdirektiv i sin organisation som syftar till att förhindra mutor och korruption.
Begränsning av konkurrens
Leverantören förbinder sig till att konkurrera rättvist och i enlighet med alla gällande konkurrenslagar och författningar.
3. Mänskliga rättigheter och arbetstagares rättigheter
Leverantören åtar sig att agera i enlighet med Förenta nationernas vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter (UNGP). Leverantören ska ha lämpliga rutiner och processer i enlighet med dessa principer för att identifiera, förebygga, minimera och åtgärda kränkningar av mänskliga rättigheter.
Leverantören åtar sig att, i all sin verksamhet, följa Internationella arbetsorganisationens (ILO) deklaration om grundläggande rättigheter i arbetet och ILO:s konventioner om avskaffande av tvångsarbete, om förbud mot barnarbete, om avskaffande av diskriminering och om föreningsfrihet för arbetstagare och om arbetstider.
Barn- och tvångsarbete och unga arbetstagares rättigheter
Leverantören får inte använda barnarbetskraft i någon form och får inte bryta mot några lagar eller förordningar om barnarbete eller handla i strid med några instruktioner eller normer som utfärdats av FN i detta avseende. Leverantören får inte rekrytera, eller på annat sätt indirekt anställa, personer vars ålder understiger den minimiålder som anges i lagen. Minimiåldern för arbete är alltid minst 15 år. Personer under 18 år får inte utföra nattarbete, farligt arbete eller annat arbete som kan vara skadligt för deras fysiska, andliga och moraliska utveckling eller hälsa.
Leverantören förbinder sig dessutom till att inte tillåta någon form av tvångsarbete, slavarbete eller människohandel.
Lön och arbetstider
Leverantören ska ha skrivit och undertecknat anställningsavtal på den anställdes egna språk med samtliga medarbetare. Leverantören förbinder sig till att följa gällande arbetstidslagstiftning och att betala sina anställda en rimlig och skälig lön, som alltid minst motsvarar minimilönen enligt gällande lagar eller kollektivavtal, med beaktande av bestämmelserna om övertid och obligatoriska förmåner. Dessutom förbinder sig leverantören till att säkerställa att leverantörens och leverantörens underleverantörers arbetstagare förstår villkoren i anställningsavtalet.
Leverantören garanterar sina anställdas möjlighet att säga upp sig inom en skälig uppsägningstid i enlighet med gällande lagar och kollektivavtal. Leverantören har inte heller rätt att kräva att få förvara de anställdas pengar eller identitetsbevis hos arbetsgivaren. Leverantören garanterar att arbetstagaren alltid är fri att lämna företagets lokaler och område.
Jämställdhet och icke-diskriminering
Leverantören förbinder sig till att bemöta sina anställda med respekt och jämlikhet. Leverantören förbinder sig till att respektera de grundläggande värdena för mänskliga rättigheter, såsom jämställdhet och icke-diskriminering, och arbetsgivaren diskriminerar inte den anställde på grund av till exempel sexuell läggning, nationalitet, ursprung, kön, ålder eller religion.
Leverantören förväntas främja mångfald och gemensamma möjligheter och åtar sig att bekämpa olämplig behandling och diskriminering i all sin verksamhet.
Organisationsfrihet
Leverantören är skyldig att respektera sina arbetstagares lagliga rättigheter gällande organisationsfrihet och kollektivavtalsförhandlingar.
4. Hälsa, säkerhet och arbetarskydd
Leverantören åtar sig att i all sin verksamhet följa Internationella arbetsorganisationens (ILO) konventioner om arbetarskydd och arbetsmiljö. Leverantören åtar sig att följa lagar och förordningar om arbetsmiljö och att förse sina anställda med hälsosamma och säkra arbetsförhållanden som alltid uppfyller kraven i gällande lagar.
Leverantören åtar sig att följa de anvisningar som utfärdats av VR i avseende till krav på arbetsmiljö, arbetarskydd och hygien och att säkerställa att arbetsmiljön är hälsosam och säker. Leverantörens arbetstagare får inte arbeta för VR under påverkan av alkohol eller narkotika, och detta kan vid behov kontrolleras med slumpmässiga tester, om detta är tillåtet enligt lokala lagar.
Leverantören främjar arbetarskydd och förebygger olyckor och skador genom att bland annat ge sina anställda tillräcklig utbildning, nödvändig utrustning och nödvändiga redskap samt genom att öppet kommunicera om säkerhetsfrågor. Leverantören ska ha riktlinjer och planer för nödsituationer, olyckor och olycksfall samt rutiner för att identifiera, utreda, korrigera och registrera olycksfall i arbetet. Leverantören åtar sig att anmäla den egna personalens olycksfall i VR:s uppdrag, order eller verksamhetsområde till VR:s kontaktperson omedelbart efter arbetsplatsolyckan. Leverantören övervakar och stöder aktivt de anställdas arbetsförmåga och välbefinnande och erbjuder sätt att upprätthålla dem.
5. Miljö
Leverantören förbinder sig till att inte bryta mot lagar, förordningar eller allmänt accepterade verksamhets normer i Europeiska unionen gällande miljöskydd. Leverantören ska arbeta systematiskt och proaktivt för att främja sitt miljöansvar.
Leverantören förbinder sig att kontinuerligt förbättra och minska miljöpåverkan från sin verksamhet samt att redovisa dessa resultat. Leverantörer uppmuntras att implementera ett miljöledningssystem som överensstämmer med ISO 14001 eller motsvarande och att sätta upp mål för att minska utsläppen, t.ex. genom att förbinda sig till vetenskapsbaserade mål (Science Based Targets).
Leverantören mäter och övervakar den egna verksamhetens miljöpåverkan. På begäran kommer leverantören att rapportera miljöpåverkan av sin verksamhet och sina produkter och tjänster till VR.
